Optimiser le fichier

GrandTotal écrit chaque enregistrement comme une entrée propre dans le fichier. « Optimiser le fichier » range ces entrées. Ce qui se passe dépend du format du fichier. Ouvrez pour cela les Informations du fichier : la ligne « Format » indique 2 pour le format actuel et 1 pour l’ancien ; si la ligne manque, il s’agit aussi de l’ancien format.

Fichiers au format 2

Aucun lancement manuel n’est nécessaire ici : GrandTotal entretient le fichier de lui-même, la commande de menu ne fait que déclencher cet entretien tout de suite sur ce Mac. Les semaines terminées sont regroupées en un segment.

Le fichier conserve chaque enregistrement. L’historique reste complet, de même que la chaîne de vérification qui relie chaque enregistrement au précédent. Le fichier n’est pas réécrit, aucune copie de sauvegarde n’est créée, et les autres appareils continuent de travailler sans être dérangés. Le fichier n’en devient pas plus petit, seulement plus rapide : un état à jour raccourcit l’ouverture.

Fichiers au format 1

Un fichier de GrandTotal 6 à 9 est converti au format 2 lors de l’optimisation. L’historique est repris, l’ancien fichier reste à côté avec l’extension .backup.

Si un Mac avec une version plus ancienne de GrandTotal écrit encore dans le même fichier, la conversion attend. GrandTotal nomme ce Mac et effectue à la place la consolidation habituelle : les entrées sont fusionnées en un seul état, le fichier devient plus petit, l’historique des modifications est perdu. Les journaux GoBD sont conservés.

Comment le lancer

Maintenez la touche ⌥ (Alt/Option) enfoncée
Ouvrez le menu Fichier
Choisissez Optimiser le fichier

Avant une conversion, GrandTotal indique quels appareils ont écrit en dernier dans le fichier et demande confirmation.

Menu Fichier avec la commande Optimiser le fichier

Fichiers partagés au format 1 : après une conversion ou une consolidation, il faut un certain temps, selon le service de synchronisation, pour que tous les appareils reçoivent le nouveau fichier. Choisissez un moment où personne n’écrit de factures.

En bref

Toutes les données sont conservées

Documents, clients, produits et réglages sont inchangés ensuite.

Historique

Au format 2, il reste complet. Seule la consolidation d’un fichier au format 1 le ramène à l’état fusionné.

Copie de sauvegarde

Uniquement pour un fichier au format 1 : l’original reste avec l’extension .backup.

Taille du fichier

Au format 2, elle ne change pas ; l’ouverture devient plus rapide. Seule la consolidation d’un fichier au format 1 le réduit.

Quel format ai-je ?

La ligne « Format » des Informations du fichier indique 2 ou 1 ; si elle manque, c’est le format 1.

Commande cachée

La commande n’apparaît que tant que vous maintenez la touche ⌥ enfoncée.