Bestand optimaliseren

GrandTotal schrijft elke opslag als eigen vermelding in het bestand. „Bestand optimaliseren" ruimt deze vermeldingen op. Wat er gebeurt, hangt af van het bestandsformaat. Open daarvoor de Bestandsinformatie: de regel „Formaat" toont 2 voor het huidige en 1 voor het oudere formaat; ontbreekt de regel, dan is het eveneens het oudere.

Bestanden in formaat 2

Hier is geen handmatige start nodig: GrandTotal onderhoudt het bestand zelf, het menucommando zet dat onderhoud alleen meteen op deze Mac in gang. Afgesloten weken worden gebundeld tot een segment.

Het bestand bewaart elke opslag. De geschiedenis blijft volledig behouden, net als de controleketen die elke opslag met de vorige verbindt. Het bestand wordt niet opnieuw geschreven, er ontstaat geen reservekopie en andere apparaten werken ongestoord door. Kleiner wordt het bestand daardoor niet, alleen sneller: een verse stand verkort het openen.

Bestanden in formaat 1

Een bestand uit GrandTotal 6 tot 9 wordt bij het optimaliseren overgezet naar formaat 2. De geschiedenis gaat mee, het vorige bestand blijft ernaast staan met de extensie .backup.

Schrijft nog een Mac met een oudere GrandTotal-versie in hetzelfde bestand, dan wacht de overzetting. GrandTotal noemt die Mac en voert in plaats daarvan de vertrouwde consolidatie uit: de vermeldingen worden samengevoegd tot één stand, het bestand wordt kleiner, de bewerkingsgeschiedenis gaat verloren. De GoBD-protocollen blijven behouden.

Zo start u het

Houd de ⌥-toets (Alt/Option) ingedrukt
Open het menu Archief
Kies Bestand optimaliseren

Vóór een overzetting toont GrandTotal welke apparaten het laatst in het bestand hebben geschreven en vraagt om bevestiging.

Menu Archief met het commando Bestand optimaliseren

Gedeelde bestanden in formaat 1: na een overzetting of consolidatie duurt het, afhankelijk van de syncdienst, een tijd voordat alle apparaten het nieuwe bestand hebben ontvangen. Kies daarvoor een moment waarop niemand facturen schrijft.

In het kort

Alle gegevens blijven behouden

Documenten, klanten, producten en instellingen zijn daarna ongewijzigd.

Geschiedenis

In formaat 2 blijft ze volledig. Alleen de consolidatie van een bestand in formaat 1 zet ze terug naar de samengevoegde stand.

Reservekopie

Alleen bij een bestand in formaat 1: het origineel blijft staan met de extensie .backup.

Bestandsgrootte

In formaat 2 blijft ze gelijk; het openen wordt sneller. Alleen de consolidatie van een bestand in formaat 1 maakt het kleiner.

Welk formaat heb ik?

De regel „Formaat" in de Bestandsinformatie toont 2 of 1; ontbreekt ze, dan is het formaat 1.

Verborgen functie

Het commando verschijnt alleen zolang u de ⌥-toets ingedrukt houdt.