Privacyverklaring

Deze website is te gebruiken zonder persoonsgegevens op te geven. Bij een aankoop, het beheren van een abonnement en een vraag ontstaan gegevens. Welke dat zijn, staat hier.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens op deze website is:

Media Atelier
Stefan Fürst
Bühlstrasse 43a
8055 Zürich
Zwitserland

info@mediaatelier.com
https://mediaatelier.com

Vragen over gegevensbescherming kunt u naar dit adres sturen. Er is geen adviseur voor gegevensbescherming aangesteld; het Zwitserse recht verlangt dat niet voor een bedrijf van deze omvang.

2. Toepasselijk recht

Media Atelier is gevestigd in Zürich. Uitgangspunt is daarom in de eerste plaats de Zwitserse federale wet inzake gegevensbescherming (FADP) met de bijbehorende verordening.

GrandTotal wordt ook verkocht aan klanten in de Europese Economische Ruimte. Voor hun gegevens geldt daarnaast de Algemene verordening gegevensbescherming van de Europese Unie (AVG), omdat het aanbod zich uitdrukkelijk richt tot personen in de EU. Waar de twee kaders uiteenlopen, geldt de voor de betrokkene gunstigste bepaling.

De bevoegde toezichthouder in Zwitserland is de Federale Commissaris voor gegevensbescherming en transparantie (EDÖB), Feldeggweg 1, 3003 Bern.

3. Wat het enkele bezoek aan de site oplevert

a) Serverlogboeken

Elk verzoek laat een regel achter in het logboek van de webserver: opgevraagd adres, datum en tijd, IP-adres, gebruikte browser en de versie daarvan, besturingssysteem, de eerder bezochte pagina (referrer) en de hoeveelheid overgedragen gegevens. Ze dienen de werking en de veiligheid van de website en controles op de naleving van de licentieovereenkomst.

b) De cookie

Deze website plaatst één enkele cookie, __id. Die bevat een willekeurig kenmerk zonder verband met een naam, wordt bij het eerste bezoek geplaatst en verloopt na twee jaar. Het kenmerk verbindt bezochte pagina's, download van het programma en latere aankoop vanuit dezelfde browser, en dient de bereikmeting om terugkerende bezoeken van nieuwe te onderscheiden (zie letter c).

De cookie is alleen voor de server leesbaar (HttpOnly) en wordt aan niemand doorgegeven. Cookies van derden — voor advertentie- of trackingdoeleinden — worden niet gebruikt. Om geautomatiseerde toegang af te weren kan Cloudflare (zie letter e) wel een eigen technische cookie plaatsen.

Elke browser is zo in te stellen dat hij cookies weigert of reeds opgeslagen cookies verwijdert. Zonder deze cookie blijft de website volledig bruikbaar; terugkerende bezoeken gelden dan in de meting als nieuwe.

c) Bereikmeting met Matomo

Voor het analyseren van de bezoeken wordt Matomo gebruikt, analysesoftware die op de server van deze website draait. De verzamelde gegevens verlaten die server niet. Vastgelegd worden de opgevraagde pagina's, de verwijzende bron, de verblijfsduur, gegevens over browser, besturingssysteem en schermgrootte, en afzonderlijke gebeurtenissen op de pagina — bijvoorbeeld hoe ver een pagina is gelezen, of een video is gestart of een bestand is gedownload. Daarbij het IP-adres: dat wordt volledig opgeslagen en dient om geautomatiseerde toegang te herkennen. Matomo plaatst geen eigen cookies; terugkerende bezoeken herkent het aan het kenmerk uit de onder letter b beschreven cookie. De browserinstelling „Do Not Track" wordt gerespecteerd: wie die heeft aanstaan, wordt door Matomo niet vastgelegd.

d) Logboek van bezochte pagina's

De server legt vast welke pagina's in welke volgorde zijn opgevraagd. Dit logboek hangt aan het kenmerk __id uit letter b en dient de vraag via welke inhoud een aankoopbeslissing tot stand komt. Er vindt geen samenvoeging met gegevens van derden plaats.

e) Levering via Cloudflare

Deze website wordt geleverd via Cloudflare (Cloudflare, Inc., VS). Cloudflare staat vóór de webserver, versnelt de levering en weert geautomatiseerde aanvallen af. Daarbij verwerkt het, als verwerker, het IP-adres van elk verzoek (over de doorgifte naar de VS zie hoofdstuk 8). Privacybepalingen: https://www.cloudflare.com/privacypolicy/

4. Contact opnemen

Wie per e-mail of via een formulier op deze website contact opneemt, geeft daarbij minstens een e-mailadres en de inhoud van de vraag door. Deze gegevens worden opgeslagen om de vraag te beantwoorden en om het verloop bij latere vragen te kunnen nagaan. Hetzelfde geldt voor vragen die vanuit GrandTotal worden gesteld.

Voor het behandelen van de e-mailcorrespondentie worden Replies.io en Gmail ingezet, voor het analyseren van programmacrashes Sentry. Deze aanbieders zijn verwerkers en mogen de gegevens alleen voor de genoemde doeleinden gebruiken.

5. Aankoop, betaling en abonnement

Voor een aankoop worden naam, e-mailadres, factuuradres, de gekozen betaalwijze en de abonnementsgegevens verwerkt. Deze gegevens zijn nodig voor de uitvoering van de overeenkomst; zonder die gegevens komt er geen aankoop tot stand. Daaruit ontstaan licentie en factuur, en daarna vallen ze onder de wettelijke bewaarplicht (zie hoofdstuk 9).

a) Stripe

Betalingen en abonnementen worden via Stripe afgehandeld. Daarover lopen de betaling met creditcard, SEPA-incasso en iDEAL, evenals de terugkerende afschrijving van een abonnement. Daarvoor worden naam, e-mailadres, factuuradres en de gegevens van de betaalwijze doorgegeven. De volledige kaartgegevens worden uitsluitend door Stripe verwerkt en bereiken de server van Media Atelier niet. De privacybepalingen van Stripe staan op https://stripe.com/nl/privacy.

b) Chargebee

Vóór de overstap naar het eigen abonnementsbeheer werden abonnementen via Chargebee beheerd. Daar worden geen nieuwe gegevens meer naartoe gestuurd; via Chargebee lopen alleen nog de resterende, nog niet overgezette abonnementen, tot die zijn overgezet of verlopen. De privacybepalingen van Chargebee staan op https://www.chargebee.com/privacy/.

6. Gegevens uit het programma zelf

a) Licentiecontrole en updates

GrandTotal controleert op regelmatige tijdstippen de vastgelegde licentie bij de server van Media Atelier en vraagt daar of er een nieuwe programmaversie is. Daarbij worden het licentie- en abonnementsnummer, een apparaatkenmerk, gegevens over het apparaat en het besturingssysteem en gegevens over welke programmafuncties in welke mate worden gebruikt, doorgegeven. Daaruit volgt op hoeveel apparaten een licentie loopt — het aantal werkplekken is onderdeel van de overeenkomst —, welke functies verder worden ontwikkeld en of een licentie onrechtmatig is doorgegeven.

De inhoud van de documenten verlaat het apparaat niet. Een apparaat dat zich zes maanden niet meldt, wordt samen met deze gegevens verwijderd.

b) Webtoegang

Wie de webtoegang inschakelt, maakt een GrandTotal-document bereikbaar vanaf een gekoppelde telefoon of tablet. Het document blijft daarbij op de Mac: GrandTotal beantwoordt elk verzoek zelf, geen enkele server maakt een kopie. Zodat het apparaat de Mac kan vinden, houdt GrandTotal een verbinding met een doorgifteserver van Media Atelier (relay.mediaatelier.com). Deze server staat bij netcup GmbH, Karlsruhe, Duitsland, die als verwerker de machines beschikbaar stelt (privacybepalingen: https://www.netcup.com/de/kontakt/datenschutzerklaerung).

De verbinding tussen browser en GrandTotal is over het hele traject met TLS versleuteld; de privésleutel ontstaat in de sleutelhanger van de Mac en verlaat die niet. De doorgifteserver kan de inhoud daarom niet lezen; hij ziet alleen welk willekeurig adres wordt aangesproken en geeft de versleutelde gegevens door. In het logboek van de server staan het IP-adres van de Mac met tijdstip en duur van elke verbinding, het willekeurige adres van het document en mislukte toegangspogingen met het IP-adres van het apparaat dat toegang probeert te krijgen. Geslaagde toegang van een gekoppeld apparaat wordt niet gelogd. Deze gegevens dienen de werking en de beveiliging van de dienst en worden niet samengevoegd met aankoop- of licentiegegevens; op de server is het willekeurige adres aan geen enkele persoon te koppelen.

Het certificaat voor het adres wordt uitgegeven door Let's Encrypt (Internet Security Research Group, VS); het bevat geen persoonsgegevens. Of een Mac de webtoegang heeft voorbereid, wordt aan de licentieserver gemeld als gebruikte programmafunctie (letter a).

c) GrandTotal-hulp

Vragen aan de GrandTotal-hulp in „Ask GrandTotal" gaan naar help.mediaatelier.com (netcup, Duitsland): de vraag, programmaversie, taal en de plek in het programma waar de vraag is gesteld. Gegevens uit het document worden niet verzonden; namen van klanten in de vraag vervangt GrandTotal door plaatshouders. Het apparaatkenmerk (letter a) begrenst het aantal vragen, wordt alleen als controlesom opgeslagen en niet samengevoegd met aankoop- of licentiegegevens.

Het antwoord wordt geformuleerd door het taalmodel Claude van Anthropic PBC, VS (privacybeleid). Anthropic ontvangt noch het IP-adres noch het apparaatkenmerk.

Vragen en antwoorden worden 30 dagen bewaard, daarna alleen nog algemeen geherformuleerd en zonder apparaatkenmerk. Eigen agents kunnen via dezelfde server de website en de velden van e-facturen doorzoeken; ook de zoektermen worden 30 dagen bewaard.

De hulp kan worden uitgeschakeld in de Instellingen onder „Ask GrandTotal".

Dezelfde hulp is als chat beschikbaar op de prijspagina's van deze website. De vraag gaat daarbij eveneens naar help.mediaatelier.com en Anthropic; het bovenstaande is van toepassing.

7. PDF/A-Controleur: volledige controle met veraPDF

De PDF/A-Controleur controleert uw bestand eerst uitsluitend lokaal in uw browser; daarbij wordt niets verzonden. Alleen als u daarna uitdrukkelijk „Uploaden en volledig controleren" kiest, sturen wij het PDF-bestand versleuteld via onze webserver (cyon, Zwitserland) naar een eigen server bij netcup GmbH, Karlsruhe, met standplaats Neurenberg (Duitsland). Daar controleert de opensourcesoftware veraPDF of het bestand voldoet aan PDF/A of PDF/UA. Het enige doel is u het controleresultaat te tonen; de rechtsgrond is uw toestemming (art. 6 lid 1 letter a AVG), die u geeft door de controle te starten.

Het bestand wordt alleen voor de duur van de controle in een tijdelijke map bewaard en direct na de controle verwijderd. Wij slaan noch het bestand, noch de naam, de inhoud of het controleresultaat op. De controleserver legt per controle alleen de bestandsgrootte, het controleprofiel, de duur en het resultaat in verkorte vorm vast (bijv. „PDF/A-3b geslaagd"), zonder IP-adres; deze regels worden na 30 dagen verwijderd.

Om misbruik te voorkomen is het aantal volledige controles beperkt tot 10 per uur. Daarvoor slaan wij op onze webserver het tijdstip van de controle op, samen met een waarde (hash) die met een geheime sleutel uit uw IP-adres wordt berekend en waaruit het adres zonder die sleutel niet te herleiden is. Deze regels worden na een uur niet meer gebruikt en bij de volgende controleaanvraag verwijderd.

8. Doorgifte naar het buitenland

De webserver en de Matomo-installatie staan in Zwitserland, de doorgifteserver voor de webtoegang (hoofdstuk 6b), de server van de GrandTotal-hulp (hoofdstuk 6c) en de controleserver van de PDF/A-Controleur (hoofdstuk 7) in Duitsland; Duitsland behoort tot de staten waarvan de Bondsraad de gegevensbescherming als passend heeft erkend. Een deel van de in de hoofdstukken 3 tot 6 genoemde verwerkers is gevestigd in de Verenigde Staten of verwerkt daar gegevens. In die gevallen berust de doorgifte op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, die de EDÖB voor Zwitserland heeft erkend, of op een certificering van de ontvanger onder het Swiss–U.S. Data Privacy Framework. Doorgifte aan andere dan de hier genoemde ontvangers vindt niet plaats, tenzij een wettelijke plicht daartoe bestaat.

9. Bewaren en verwijderen

Persoonsgegevens worden alleen zo lang bewaard als het doel vereist of de wet voorschrijft. In detail:

• Aankoop- en factuurgegevens — blijvend bewaard. De handelsrechtelijke bewaarplicht is tien jaar; daarna blijven facturen en licenties beschikbaar, zodat ze ook jaren later nog uit het klantenportaal te downloaden zijn. Wie voor 2016 voor het laatst heeft gekocht en geen abonnement meer heeft, kan de account zelf in het klantenportaal verwijderen: alle persoonsgegevens worden verwijderd — naam, adres, e-mailadres, btw-nummer. Het bedrag en de datum blijven als boekstuk staan.

• Vragen en correspondentie — zolang de zaak navolgbaar moet blijven, ten hoogste zolang daaruit garantie- of contractvragen kunnen voortkomen.

• Serverlogboeken — die worden maandelijks gearchiveerd; bij de hoster blijven de archieven van de laatste maanden liggen.

• Downloadlogboek — drie maanden; daarna blijven alleen maandtotalen over, zonder verband met een afzonderlijke download.

• Gegevens uit het programma (hoofdstuk 6) — zes maanden zonder dat het apparaat zich meldt, daarna worden ze verwijderd.

• Logboek van de doorgifteserver (hoofdstuk 6b) — 30 dagen. De lijst van uitgegeven certificaten, die alleen het willekeurige adres en het tijdstip bevat, 90 dagen. Inhoud wordt op geen enkel moment op de doorgifteserver opgeslagen.

• GrandTotal-hulp (hoofdstuk 6c) — 30 dagen, daarna zonder apparaatkenmerk.

• PDF/A-Controleur (hoofdstuk 7) — het bestand wordt direct na de controle verwijderd, het logboek van de controleserver na 30 dagen; de regels voor het beperken van het aantal controles vervallen na een uur.

• Meetgegevens en paginalogboek — de afzonderlijke regels worden na twaalf maanden verwijderd; alleen totalen blijven over, zonder verband met een afzonderlijk bezoek.

10. Gegevensbeveiliging

De website en het klantenportaal zijn over het hele traject met TLS versleuteld. Bij de webtoegang eindigt de versleuteling pas op de Mac van de klant; de doorgifteserver geeft de versleutelde gegevens alleen door. Toegang tot de server en tot de database is beperkt tot de verwerkingsverantwoordelijke. Betaalgegevens worden niet zelf opgeslagen, maar uitsluitend door Stripe verwerkt.

11. Rechten van de betrokkene

Tegenover Media Atelier bestaan de volgende rechten. U kunt ze zonder vormvereisten uitoefenen via info@mediaatelier.com; voor de zekerheid wordt daarbij getoetst of de vragende persoon ook degene is om wiens gegevens het gaat.

• Inzage — of en welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welk doel, hoe lang en aan wie ze worden doorgegeven (art. 25 FADP, art. 15 AVG). Inzage is kosteloos.

• Rectificatie — onjuiste gegevens worden op verzoek gecorrigeerd (art. 32 lid 1 FADP, art. 16 AVG).

• Verwijdering — gegevens worden verwijderd, voor zover geen wettelijke bewaarplicht zich daartegen verzet (art. 32 lid 2 FADP, art. 17 AVG).

• Verstrekking en overdracht — gegevens die op grond van toestemming of van een overeenkomst worden verwerkt, worden in een gangbaar elektronisch formaat verstrekt of op verzoek rechtstreeks aan een andere instantie overgedragen (art. 28 FADP, art. 20 AVG).

• Bezwaar — tegen de verwerking voor meetdoeleinden (hoofdstuk 3, letters c en d) kunt u op elk moment bezwaar maken, zonder opgaaf van redenen en zonder nadeel (art. 30 lid 2 let. b FADP, art. 21 AVG). Het volstaat „Do Not Track" in de browser aan te zetten of een kort bericht te sturen.

• Beperking — in plaats van verwijdering kunt u verlangen dat gegevens alleen nog worden bewaard en niet verder verwerkt (art. 18 AVG).

• Intrekken van toestemming — een gegeven toestemming kunt u op elk moment intrekken, met werking voor de toekomst.

• Klacht — bij de EDÖB (adres in hoofdstuk 2) of, voor personen in de EU, bij de toezichthouder van het eigen land van verblijf (art. 77 AVG).

12. Geen geautomatiseerde individuele besluiten

Besluiten die iemand juridisch of op vergelijkbare wijze aanmerkelijk raken, worden niet geautomatiseerd genomen. De meting uit hoofdstuk 3 dient het inrichten van de website.

13. Grondslag van de verwerking

Het Zwitserse recht verlangt voor het verwerken van persoonsgegevens geen bijzondere toestemming, zolang dat te goeder trouw, proportioneel en kenbaar gebeurt.

Voor zover daarnaast de AVG geldt, berust de verwerking op art. 6 lid 1 letter b AVG waar die nodig is voor de uitvoering van de koopovereenkomst of voor het beantwoorden van een vraag; op art. 6 lid 1 letter c AVG waar een wettelijke plicht bestaat, met name op fiscaal en boekhoudkundig gebied; en op art. 6 lid 1 letter f AVG voor de veilige werking van de website, het afweren van geautomatiseerde toegang en de bereikmeting. Waar toestemming wordt gevraagd, is art. 6 lid 1 letter a AVG de grondslag.

14. Wijzigingen van deze verklaring

Deze verklaring wordt aangepast zodra de verwerking verandert. Bepalend is de versie die op deze pagina is gepubliceerd.

Stand: oktober 2026