MCP-server: facturen, offertes en analyses automatiseren met AI

AI-assistenten zoals Claude kunnen via het Model Context Protocol (MCP) direct toegang krijgen tot GrandTotal – omzet analyseren, openstaande facturen bekijken, complexe offertes genereren uit klantvragen of facturen aanmaken. Persoonsgegevens van klanten kunnen worden gepseudonimiseerd. Bekijk het gebruikersverhaal van fotograaf Simon Iannelli.

›

Wat is MCP?

Het Model Context Protocol is een open standaard waarmee AI-assistenten toegang krijgen tot lokale gegevensbronnen. In plaats van gegevens handmatig in een chat te kopiëren, stelt GrandTotal de AI gestructureerde tools ter beschikking: omzetquery's, documentzoekopdrachten, klantenlijsten.

De MCP-server kan ook zonder AI worden gebruikt – bijvoorbeeld voor eigen scripts die gegevens uit GrandTotal opvragen of documenten automatisch aanmaken.

Toegangscontrole

Activeer de MCP-server onder Instellingen › MCP Server. De verbinding wordt beveiligd met een token die GrandTotal automatisch genereert. U kunt het token op elk moment vernieuwen – bestaande verbindingen worden daarmee ongeldig. Daar beslist u ook voor elk geopend document afzonderlijk:

Geen toegang: De AI kan het document niet zien
Alleen lezen: Query's en analyses, geen wijzigingen
Volledige toegang: Ook klanten en facturen aanmaken

Gegevensbescherming

Met de optie Informatie pseudonimiseren kort GrandTotal namen, adressen, e-mailadressen, telefoonnummers en bankgegevens in voordat gegevens de Mac verlaten: van elk woord blijven alleen de eerste en de laatste letter over. ‘Erika Musterfrau’ wordt ‘E*a M*u’. Zo herkent u in de antwoorden van uw AI-programma wie er bedoeld is, terwijl de aanbieder de naam niet te weten komt. Onderwerp, notities en postteksten blijven leesbaar, namen daarin worden op dezelfde manier ingekort. Bedragen, datums en documentnummers blijven leesbaar. Hoe dat precies werkt, laat ‘Privacy met AI: klantnamen blijven op uw Mac’ zien.

Filteren op namen, adressen of andere persoonsgegevens kan de AI niet. Namen die niet in uw klantgegevens staan, herkent de taalanalyse van macOS, en die mist er soms een. Het vraagteken naast de optie laat zien hoe een klant bij de AI aankomt. Factuur-PDF's blijven geblokkeerd, omdat ze alle klantgegevens in platte tekst bevatten. Wat u zelf in het AI-programma intypt, gaat rechtstreeks naar de aanbieder ervan; in Ask GrandTotal verbergt GrandTotal ook de namen in uw vraag.

De AI kan bovendien alleen records bewerken die zij zelf in de huidige sessie heeft aangemaakt. Bestaande gegevens blijven beschermd tegen wijzigingen.

Als u een lokaal model gebruikt, kunt u de pseudonimisering uitschakelen.

▸ Welke klantgegevens ziet de AI in detail?

Veld	Naar de AI verzonden
Bedrijf, naam, aanhef, titel, afdeling	eerste en laatste letter per woord
Straat, postcode, plaats, provincie	eerste en laatste letter per woord
Contactpersonen (alle tekstvelden)	eerste en laatste letter per woord
E-mailadres, telefoonnummer	als geheel ingekort
IBAN, BIC	als geheel ingekort
Btw-nummer, fiscaal nummer	als geheel ingekort
Onderwerp, notities, postteksten	leesbaar, namen en contactgegevens daarin ingekort
Klantnummer, documentnummer	ongewijzigd
Land, landcode	ongewijzigd
Interne record-ID, aanmaakdatum	ongewijzigd
Getal-, datum- en ja/nee-waarden (betalingstermijn, korting, valuta)	ongewijzigd

Uit de ingekorte vorm valt de naam niet terug te rekenen. De leesbare velden vormen een vaste vrijgavelijst: elk veld dat daar niet in staat, wordt verborgen.

Facturen aanmaken

Als de AI de klantnaam niet kent – hoe maakt zij dan een factuur aan? U noemt de klant bij naam. GrandTotal zoekt hem op de Mac op en geeft de AI alleen zijn interne nummer en de ingekorte naam terug.

De AI maakt de factuur aan en koppelt deze aan de juiste klant, zonder ooit de naam of het adres te hebben gezien.

Typische toepassingen

Omzetanalyses: „Hoe heeft de omzet zich ontwikkeld ten opzichte van vorig jaar?"
Openstaande facturen: „Welke facturen zijn meer dan 30 dagen achterstallig?"
Datamigratie: Klanten en artikelen importeren uit FileMaker, 4D of SQLite
Productcatalogi: Leverancierscatalogi inlezen en als artikelen aanmaken in GrandTotal
Rapporten: Aangepaste evaluaties die verder gaan dan de ingebouwde rapporten
Integraties: Eigen tool-koppelingen bouwen – zie AI-plugins en MCP-server of door AI geschreven plugin?

Importeren uit andere systemen

Stapt u over van andere software naar GrandTotal? De MCP-server maakt van de AI een migratie-assistent.

Ondersteunde gegevensbronnen

De MCP-server kan FileMaker- en 4th Dimension-databases direct lezen – twee formaten die nog veel voorkomen in gevestigde kantooromgevingen. SQLite-databases worden native ondersteund door macOS en zijn eveneens beschikbaar als bron.

Hoe het werkt

U verwijst de AI naar uw oude database – de MCP-server leest de structuur van de brongegevens, de AI koppelt de velden en maakt klanten, artikelen of catalogusitems direct aan in GrandTotal. Zonder handmatig overtypen of foutgevoelige CSV-omwegen.

Gegevensbescherming

Pseudonimisering

Namen, adressen en contactgegevens ingekort (E*a M*u)

Queryvalidatie

Geen filteren op persoonsgegevens

PDF-blokkering

Geen PDF-toegang bij pseudonimisering

Token-authenticatie

Toegang alleen met geldig token

Rechten per document

Geen toegang, alleen lezen of volledige toegang

Gegevensimport

FileMaker, 4th Dimension, SQLite

Sessie-isolatie

AI kan alleen eigen records wijzigen