¿Qué datos necesita una factura electrónica?

Una factura electrónica contiene los mismos datos que la que usted escribe hoy – solo que legible por máquina. La mayoría ya está en GrandTotal, y el número de factura, la fecha, los totales y las cuotas de IVA los genera el programa. Poco puede salir mal, por tanto. De vez en cuando, sin embargo, un destinatario pide un valor para el que ningún campo lleva un nombre evidente – se lo citan entonces como número BT. Justo para eso está este resumen.

Formato de factura

Qué campos existen y dónde están depende del formato. Elija el que espera su destinatario.

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Su empresa 11

Se introduce una vez – vale después para cada factura.

Dato	Dónde lo introduce en GrandTotal	¿Necesario?
Nombre de la empresa y dirección BT-27, BT-35–40 BT-27, BT-35, BT-36, BT-37, BT-38, BT-39, BT-40	Preferencias → Empresa → Empresa, Dirección, CPO, Ciudad , País Si deja vacío el campo de empresa, se utiliza su nombre personal. El código postal y la localidad no llevan rótulo propio.
Persona de contacto: nombre, teléfono, correo BT-41–43 BT-41, BT-42, BT-43	Preferencias → Empresa → Nombre, Apellido, Teléfono, E-Mail El número de teléfono debería contener al menos tres cifras.
CIF/NIF BT-31	Preferencias → Identificación → CIF/NIF En la mayoría de los formatos sirve además como dirección electrónica (BT-34).
Número fiscal BT-32	Preferencias → Identificación → Número fiscal En Francia el número fiscal (SIREN/SIRET) alimenta también el número de registro BT-30, si este queda vacío.
Número de registro BT-30	Preferencias → Identificación → ID de registro legal Notación «esquema:número», por ejemplo 0106:12345678. Si queda vacío, se utiliza el CIF/NIF.
Dirección electrónica BT-34	Sin campo propio – GrandTotal la deduce de su CIF/NIF o, en su defecto, de su correo electrónico El campo está en el cliente, no en los ajustes – así puede guardar una dirección de remitente distinta por destinatario.
IBAN BT-84	Preferencias → Identificación → Banco → IBAN Se puede guardar una cuenta distinta por forma de pago: Ajustes → Pagos → símbolo en el borde derecho de la fila.
Titular de la cuenta BT-85	Preferencias → Pagos → Tipos de pagos → símbolo en el borde derecho de la fila → Titular de la cuenta Este campo no existe en los ajustes de identificación. Sin entrada en la forma de pago, BT-85 queda vacío en la factura.
BIC BT-86	Preferencias → Identificación → Banco → BIC Prescindible dentro de la zona SEPA, donde basta el IBAN. También se puede sustituir por forma de pago.
Código del medio de pago BT-81	Preferencias → Pagos → Tipos de pagos → Domiciliación Bancaria SEPA – si no, automático La forma de pago en sí (efectivo, tarjeta …) no cambia el código.
Identificador de acreedor SEPA BT-90	Preferencias → Identificación → SEPA → ID del acreedor de SEPA

En el cliente 10

Una vez por cliente – se aplica a cada factura suya.

Dato	Dónde lo introduce en GrandTotal	¿Necesario?
Nombre y dirección del cliente BT-44, BT-50–55 BT-44, BT-50, BT-51, BT-52, BT-53, BT-54, BT-55	Clientes → ⓘ en el cliente → Empresa – dirección, código postal y localidad en los campos sin rótulo de debajo; el país está más abajo, en la sección con grupo de clientes y moneda Con el campo de empresa vacío se envía el nombre del contacto como nombre del comprador.
Dirección electrónica del cliente BT-49	Sin campo propio – GrandTotal la deduce del CIF/NIF del cliente o, en su defecto, de su correo electrónico A través de las vías de envío recommand.eu y e-invoice.be el campo se llama «Peppol ID» y ofrece un botón para consultarlo en el directorio PEPPOL.
CIF/NIF del cliente BT-48	Clientes → ⓘ en el cliente → CIF/NIF En la mayoría de los formatos sirve además como dirección electrónica del cliente (BT-49).
Correo electrónico del cliente BT-58	Clientes → ⓘ en el cliente → Contactos – el campo de correo del contacto (los campos no llevan rótulo) Si el campo contiene varias direcciones, se utiliza la primera.
Contacto en el cliente: nombre y teléfono BT-56, BT-57	Clientes → ⓘ en el cliente → Contactos – el nombre y el teléfono del contacto (los campos no llevan rótulo)
Referencia del comprador (Leitweg-ID) BT-10	Sin campo propio – GrandTotal toma la referencia de la factura Entre empresas GrandTotal escribe «N/A» por sí mismo: no tiene que hacer nada. Las administraciones le facilitan el Leitweg-ID real, normalmente en el pedido o en el pliego; guardado en el cliente, vale para todas las facturas siguientes.
Número de cliente BT-46	Clientes → ⓘ en el cliente → Número de cliente GrandTotal rellena el campo al crear un cliente, siempre que haya un esquema de numeración definido; usted puede sobrescribirlo en cualquier momento.
Identificación del vendedor BT-29	Clientes → ⓘ en el cliente → Factura electrónica → Seller ID Está en el cliente, porque cada uno puede asignarle un número distinto.
Dirección de entrega distinta BT-75–80 BT-75, BT-76, BT-77, BT-78, BT-79, BT-80 a partir de la edición L	Factura → Entrega a – elegir un contacto Sin un contacto de entrega propio se repite la dirección del cliente – el dato nunca falta.
Identificador del lugar de entrega BT-71 solo en la edición XL	Clientes → ⓘ en el cliente → Contactos → Delivery Location ID – bajo la dirección del contacto Por ejemplo, el número de una sucursal, una obra o un punto de descarga. Solo pasa a la factura si en ella este contacto está elegido en «Entrega a». El campo aparece en cuanto el cliente tiene configurado un formato de factura electrónica.

En la factura 10

Por factura, casi siempre uno o dos campos.

Dato	Dónde lo introduce en GrandTotal	¿Necesario?
Tipo de factura BT-3	Factura → sección con el nombre del formato → Invoice Type – si no, automático La elección solo afecta a una factura ordinaria; las notas de crédito, las correcciones, las facturas parciales y las facturas que descuentan facturas parciales conservan su código.
Número de pedido del cliente BT-13	Factura → Asunto Donde no hay campo propio, GrandTotal toma el asunto de la factura.
Número de contrato BT-12	Factura → sección con el nombre del formato → Contract Reference Las administraciones alemanas lo usan también como referencia de subvención.
Número de pedido (el suyo) BT-14 solo en la edición XL	Factura → sección con el nombre del formato → Sales Order Reference Su propia referencia de pedido, no la del cliente.
Número y nombre del proyecto BT-11 solo en la edición XL	Factura → sección con el nombre del formato → Project Reference, Project Name Las administraciones alemanas lo usan también como referencia de caja. En XRechnung/ZUGFeRD (CII) y Factur-X deben estar rellenos tanto el número como el nombre del proyecto; si no, se omite la información del proyecto. XRechnung 3.0 (UBL) y PEPPOL solo transmiten el número del proyecto.
Número de licitación BT-17 solo en la edición XL	Factura → sección con el nombre del formato → Tender Reference Number
Identificador de objeto BT-18 solo en la edición XL	Factura → sección con el nombre del formato → Object Reference Number Habitual en construcción e inmobiliaria, para vincular la factura a un objeto. Se transmite con el esquema AAJ.
Condiciones de pago BT-20	Factura → Condiciones de pago – plantilla de texto en Ajustes → Facturas → «Condiciones» El descuento por pronto pago debe ir en una línea propia como #SKONTO#TAGE=14#PROZENT=2.00#; de lo contrario la validación falla en BR-DE-18.
Observación / texto introductorio BT-22	Ventana de factura → texto introductorio sobre las líneas Fuera del ámbito alemán solo se admite una observación por factura.
Periodo de prestación BT-73, BT-74	Factura → Rango de fechas – marcar la casilla e introducir usted mismo el inicio y el final Sin la casilla marcada, GrandTotal deduce el periodo de las fechas de las líneas. En ambos casos el final sirve además como fecha de entrega (BT-72).

Por línea 8

Dato	Dónde lo introduce en GrandTotal	¿Necesario?
Denominación BT-153	línea de artículo en la ventana de factura GrandTotal la exige antes del envío – las líneas vacías se señalan.
Cantidad y unidad BT-129	línea de artículo en la ventana de factura El código de unidad (BT-130) lo fija GrandTotal: las unidades de tiempo pasan a HUR, todo lo demás a C62 (pieza).
Precio unitario (neto) BT-146	línea de artículo en la ventana de factura Si trabaja con precios brutos, GrandTotal recalcula por sí mismo el precio neto para la factura electrónica.
Tipo y categoría de IVA BT-118, BT-119	línea de artículo en la ventana de factura – elegir una regla fiscal; las reglas, en Ajustes → Impuestos Al 0 %, el motivo de exención procede de la regla fiscal: Ajustes → Impuestos → motivo de exención.
Descripción BT-154	línea de artículo en la ventana de factura → Nota El formato se pierde – en la factura electrónica queda texto sin formato.
Referencia de artículo BT-155	Catálogo → Número de artículo La línea en sí no tiene campo para ello. El número procede de la entrada del catálogo y se copia al insertarla.
GTIN / EAN BT-157	Catálogo → EAN/GTIN Como la referencia de artículo, solo se mantiene en el catálogo. El identificador incluye de qué sistema de numeración procede.
Línea del pedido del cliente BT-132 solo en la edición XL	línea de artículo en la ventana de factura → Buyer Order Reference El número de la línea en el pedido del cliente. El campo aparece en la línea cuando en el cliente, bajo el formato, está marcada la opción «Mostrar campos de línea (BT-132)».

Con domiciliación 2

Solo si cobra mediante domiciliación SEPA.

Dato	Dónde lo introduce en GrandTotal	¿Necesario?
Referencia de mandato BT-89 solo en la edición XL	Clientes → ⓘ en el cliente → ID Mandato SEPA GrandTotal cambia automáticamente el código de medio de pago de 58 (transferencia) a 59 (domiciliación).
IBAN del cliente BT-91 solo en la edición XL	Clientes → ⓘ en el cliente → IBAN

Adjuntos 1

Dato	Dónde lo introduce en GrandTotal	¿Necesario?
Adjunto, por ejemplo un parte de horas BT-122, BT-125	Factura → añadir un documento → Include, Document ID El archivo va colgado de la factura, no del cliente. Se copia dentro de la factura electrónica en lugar de enlazarse; el identificador del documento es obligatorio y el nombre de cada adjunto debe ser único.

¿Comprobar un archivo terminado? Validador de factura electrónica – XRechnung, ZUGFeRD, PEPPOL y EN 16931. Verificar un Leitweg-ID: Validador Leitweg-ID.

Sobre la columna «¿Necesario?»

obligatorio – sin este dato la validación del destinatario rechaza la factura.
Una indicación enmarcada nombra la condición que hace necesario el dato – por ejemplo «solo con administraciones públicas» o «solo en domiciliación».
recomendado y opcional – la factura también es válida sin ellos.

La clasificación procede de las reglas de validación de los formatos. BR significa allí Business Rule, regla de negocio: BR-… son las reglas de la norma EN 16931, BR-DE-… las adiciones alemanas de la XRechnung, más las reglas PEPPOL. Si un portal de validación le cita uno de esos números, la búsqueda de arriba le lleva a la fila correspondiente.

Qué significan los números BT

BT significa Business Term, término de negocio. Cada dato de una factura electrónica lleva uno de esos números de la norma EN 16931 – BT-49 es, por ejemplo, la dirección electrónica del comprador. En el día a día no los necesita. Solo resultan útiles cuando una administración o un portal de validación avisa de que «falta BT-XX»: la búsqueda de arriba le lleva entonces a la fila correcta.

Lo que no tiene que introducir

El número de factura, las fechas de factura y vencimiento, el tipo de factura, los números de línea, todos los totales e importes de IVA, los identificadores del formato y la referencia a una factura rectificativa los genera GrandTotal. También el código de unidad por línea y el periodo de prestación se deducen de sus entradas.

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Sobre la columna «¿Necesario?»

Qué significan los números BT

Lo que no tiene que introducir